Un établissement public au service de la personne handicapée, fragile ou en grande difficulté

Évaluation externe

 


Introduction : Evaluation Externe de l’IME des Isles.

L’évaluation externe, qu’est-ce que c’est ?

L'évaluation est une comparaison entre la réalité de terrain et les modèles  de référence  ( décret 2007-975 - Code de l'action sociale et des familles - recommandations de bonnes pratiques professionnelles de l'ANESM -  attentes et exigences des usagers et des familles - Charte des droits et libertés - circulaires ministérielles ou DGAS - circulaire DGCS/SD5C/2011/398 du 21 octobre 2011 et des derniers décrets publiés portant les numéros 2012-82 et 2012-147 – cahier des charges de l’agrément qualité pour les services à la personne), ainsi que les normes HACCP et RABC.

Pourquoi l’évaluation externe est-elle menée ?

L'évaluation externe n'est pas une évaluation des pratiques individuelles. Elle porte sur la globalité des prestations et des activités qui sont un ensemble d'actions et d'interventions organisées autour de un ou plusieurs objectifs de l’IME ainsi que le dispose l'annexe 3-10 du Code de l'action sociale et des familles (CASF) au chapitre 4 sections I-1.2.

Par qui l’évaluation externe est-elle menée ?

A.C.E Audit-Conseils-Evaluation est un organisme habilité par l'agence nationale d'évaluation et de la qualité des établissements sociaux et médico-sociaux (ANESM) sous le numéro H2011-03-722 pour effectuer les évaluations externes.

Comment l’évaluation externe est-elle menée ?

L'évaluation externe consiste donc à détecter les écarts entre les modèles de référence et la réalité de terrain. Cette réalité de terrain étant traduite par les comptes rendus de réunions, les plannings, les cahiers de transmissions, les relevés de problèmes, la liste des actions d'améliorations perçues lors de l'évaluation externe au travers des entretiens individuels et collectifs, des visites et constats.
Le travail de l'évaluateur sera de faire apparaître les écarts existants avec les recommandations des modèles de référence, ainsi que les points à approfondir (parties floues, incomplètes ou incohérentes) qui demanderont un examen plus précis sur le site.

 


Synthèse de l’Evaluation Externe de l’IME des Isles.


A. Mise en œuvre du projet d’établissement ou de service (PEPS) et l’organisation de la qualité de la prise en charge ou de l’accompagnement des usagers

Le PEPS : actualisation, pertinence au regard des missions de l’ESSMS, déclinaison de l’objectif central en objectifs opérationnels cohérents et adaptés aux missions ;

Des groupes ont été constitués de différents professionnels de diverses compétences même quand le sujet traité était technique et à priori ne s’adressant qu’à une catégorie professionnelle. Par exemple une professeure des écoles, ainsi que d’autres professionnels ont participé au groupe de travail sur les massages. Cette excellente initiative a permis à chacun de comprendre le travail de l’autre. Tous ces groupes de travail ont ainsi élaboré de nombreuses fiches action (le massage, l’accueil, ….) C’est de ces fiches action que la directrice doit faire la synthèse pour l’écriture du projet d’unité, « réalisé le 15 janvier 2016 ».

L’adéquation entre les besoins de la population accompagnée et le profil des professionnels (formation initiale, compétences) ;

L’équipe est composée de professionnels qualifiés et compétents. Des professeurs des écoles spécialisés au nombre de 3 apportent leur apport pédagogique, les rééducateurs (kinésithérapeutes, psychomotriciens, ….), les éducateurs techniques et les éducateurs spécialisés, des éducatrices de jeunes enfants ainsi que des animateurs (BPJEPS) constituent une équipe pluri catégorielle adaptée au public accueilli. Les professionnels et la directrice indique des besoins en orthophonie en temps de kinésithérapie et d’ergothérapie.
Des temps supplémentaires de kinésithérapie ainsi que d’autres rééducations pourraient s’avérer utiles.
L’équipe est motivée, dynamique, solidaire. Elle est animée d’une véritable volonté d’aller de l’avant. Elle s’informe et se forme.

Les modalités d’accompagnement des professionnels dans leur prise de poste et actions (formation, réunions d’échange pluridisciplinaire, etc.) mises en œuvre pour permettre aux professionnels d’actualiser leurs connaissances et de consolider leurs compétences ;

Les nouveaux salariés sont bien accueillis. Un livret d’accueil leur est dédié (il en existe également un pour les stagiaires). Ils prennent leurs fonctions en doublure lorsque c’est possible et ils bénéficient d’une formation spécifique. Tous les 6 mois, des réunions d’information sont organisées à l’EPNAK.

Le plan de formation existe et les formations sont largement attribuées. Les formations sont abordées dans le cadre des entretiens biannuels conduits par la chef de service dans le cadre des orientations données par la Direction Générale. Les formations mutualisées au niveau du pôle dépassent la seule capacité de formation de l’unité (comme dans les autres unités).

Les données (qualitatives et quantitatives) disponibles au sein de l’ESSMS permettant : de caractériser le profil de la population accompagnée ; de décrire les modalités d’accompagnement et d’apprécier les ressources mobilisées dans la mise en œuvre des activités principales d’accompagnement, d’apprécier les effets de l’accompagnement pour les usagers ;

Les données qualitatives et quantitatives font l’objet d’étude via le pôle enfance Yonne

La cohérence entre les objectifs développés dans les projets personnalisés et les objectifs opérationnels déclinés par l’ESSMS ;

L’IME des Isles participe au fonctionnement du pôle enfance Yonne de l’EPNAK. Un autre IME du même pôle est voisin et les 2 unités ont en commun le pôle soins et la restauration. Un directeur général adjoint, sous la responsabilité hiérarchique du directeur général de l’EPNAK, coordonne l’action du pôle enfance.

Cette appartenance permet des actions et formations communes. Une culture EPNAK est présente et fait l’unité entre passé et présent. Les projets des unités démontrent désormais la volonté de créer non seulement une complémentarité entre les unités du pôle enfance, mais aussi avec celles du pôle adultes avec les ESAT, et les accueils de jour (SAAJ ou SAJA).

Les enseignants, mis à disposition par l’éducation nationale ont une coordinatrice pour les 2 unités.



B. L’ouverture de l’établissement ou du service sur son environnement institutionnel, géographique, socioculturel et économique

Comme cela a déjà été indiqué, l’IME des Isles fait partie du pôle enfance EPNAK pour le département de l’Yonne. Il existe une certaine collaboration avec l’IME voisin dans le cadre du partage d’un pôle soins et un ensemble de restauration.

L’inquiétude importante, partagée par les professionnels et les familles, réside dans le manque de structures d’accueil à la suite de l’IME les Isles.
Les familles rencontrées sont satisfaites de l’accompagnement mis en place à l’IME mais dès que l’enfant atteint 16 ans, l’inquiétude quant à l’avenir prend le pas.

Les partenaires rencontrés lors de la visite du site ont indiqué leur satisfaction quant à leur relation avec l’IME jugé ouvert et à l’écoute. Les partenaires sont nombreux et formalisés par convention. Une convention est signée avec le théâtre d’Auxerre. Les jeunes assistent à certains spectacles.
Un atelier musique sous la responsabilité d’une intervenante professionnelle, professeur de violon, est mis en place 2 heures par semaine. La convention est signée avec Yonne Art vivant (une école de musique). Un intervenant en arts plastiques anime une journée d’activités avec les enseignants et 2 groupes sur une demi-journée. Des interventions en sport font également partie des activités mises en place dans le cadre d’une convention avec l’UFOLEP.

De plus le service de suite animé par une éducatrice spécialisé a un partenariat de fait avec la CAF, le planning familial, la mission locale, la MDPH et différents ESSMS de type FAM, MAS, foyer de vie ainsi qu’avec les centres de soins.

En ce qui concerne le service pédagogique, il n’y a pas d’inclusion scolaire.
Les jeunes de l’IME participent à de nombreuses manifestations à l’extérieur de l’établissement. La participation à Tabagir (prévention contre le tabac) a permis d’obtenir le 3ème prix puis le 1er prix. La participation à Handy’art permet aux intervenants et aux professionnels de mener des actions avec les jeunes qui ont une finalité intéressante. Tous les ans un transfert pour participer à un festival de théâtre de rue est organisé. L’IME participe au festival de BD d’Angoulême.

Le choix de l’IME est de participer à certaines manifestations pour personnes handicapées mais également à celles « tout public » manifestant ainsi un désir d’inscription des personnes handicapées dans la cité.

L’IME est aussi une structure accueillante. L’espace soins aux animaux accueille des classes primaires et maternelles et ce sont les adolescents de l’IME qui présentent « la ferme ». La serre organise des ventes de fleurs et de légumes plusieurs fois par an. Une collaboration a été installée avec les jardins du cœur qui récolte les fruits et légumes durant la période de fermeture d’été et qui en contrepartie entretient le jardin durant la même période.


C. Personnalisation de l’accompagnement, expression et participation individuelle et collective des usagers

Après une rencontre de l’enfant et sa famille avec la directrice, en fonction des places disponibles le jeune est accueilli sur son groupe de vie. Durant quelques semaines (à quelques mois pour un adolescent qui est accueilli au SIFPro) les personnels évaluent ses capacités et comportements afin d’élaborer son projet personnalisé. A l’issue de cette période d’observation le coordonnateur de projet récupère les observations de chaque professionnel concerné. Il en fait une synthèse qui est présentée à l’ensemble de l’équipe où sont présents la directrice, la chef de service, la psychologue, le médecin psychiatre les rééducateurs, les enseignants et les éducateurs. Le coordinateur de projet est choisi parmi les éducateurs spécialisés, les moniteurs éducateurs, les éducateurs de jeunes enfants et les éducateurs techniques spécialisés. Tous ces professionnels sont référents de 4 situations à l’exception des moniteurs éducateurs qui le sont pour 2. Lors de cette synthèse, les objectifs généraux sont rédigés ainsi que les moyens à mobiliser. Le coordinateur rédige le document Projet Personnalisé. La relecture du document est ensuite faite dans un premier temps par la chef de service puis par la directrice. Il est ensuite envoyé aux familles pour signature. En cas de désaccord la famille est entendue soit téléphoniquement soit sur place à l’IME. Des grilles d’observation sont utilisées.

Le jeune est associé par son coordinateur de projet à la préparation de la réunion durant laquelle son Projet Personnalisé sera réactualisé. Il peut également participer à la réunion. En fonction de ses capacités il sera invité à la fin si la longueur de la réunion ou le nombre de participants peuvent le mettre mal à l’aise. Le projet personnalisé est, autant que faire se peut, signé par le jeune. Il est tout au long de l’accompagnement informé des progrès et des objectifs opérationnels qui sont très détaillés donc qui lui sont accessibles. A 18 ans il est informé de sa majorité mais il n’y a pas de manifestation particulière de ce passage. Les anniversaires sont souhaités à tous.

Le projet personnalisé est revisité au minimum tous les ans. Les professionnels prennent contact tout au long de l’année avec les parents au rythme d’environ une fois par mois pour les informer des avancées (ou pas) du projet. Les contacts ne font pas uniquement l’objet d’évènements négatifs. Les objectifs opérationnels étant précis et concrets (par exemple maîtriser la numération jusqu’à 12) ils font l’objet d’ajustement en cours d’année. Les renouvellements sont réalisés de date à date. Cela permet un étalement sur l’année et de repérer un calendrier connu de tous. La démarche et les outils sont les mêmes que pour l’élaboration initiale. Les observations des professionnels éducatifs ou rééducatifs sont consignés quotidiennement pour les personnels rééducatifs et au minimum hebdomadairement pour les autres. Le cahier de liaison est, lui aussi, un outil d’ajustement du projet en plus d’un outil de liaison. Certains professionnels photographient et filment les jeunes en action afin de faciliter la communication entre eux et les familles ainsi que les apprentissages du jeune qui se voit et peut rectifier ses attitudes plus facilement qu’avec des explications orales. En fin d’année, cela fait l’objet d’un CD remis aux familles.
La maman rencontrée sait qu’elle peut avoir connaissance des éléments du dossier de son fils. Elle ne connait pas la procédure qu’elle n’a jamais utilisée, mais qui existe. Elle se sent écoutée et entendue. Une salle est dédiée à l’accueil des familles avec une entrée dans le hall d’accueil. Les pictogrammes sont largement utilisés par les professionnels pour communiquer avec les usagers. Une barre du temps est aussi utilisée pour faciliter l’accès à leur planning pour certains enfants. Le carnet de liaison permet d’accéder aux informations de la vie quotidienne de l’enfant : les parents sont informés de ce qu’il se passe à l’IME et les professionnels sont informés de ce qu’il s’est passé au domicile.

Les enquêtes de satisfaction sont ciblées. Elles vont interroger, par exemple, les familles sur les transports mis en place. De ce fait les résultats des enquêtes peuvent être immédiatement exploitables et sont exploitées de manière efficace.

Le Conseil de Vie Sociale (CVS) fonctionne conformément au décret, en termes de fréquence des réunions, ordre du jour, compte rendu, présence d’élus. Les parents élus au CVS ont participé aux réunions de chantier lors de la construction du nouvel établissement ainsi qu’à la première réunion avec l’architecte.

Les ordres du jour ainsi que les comptes rendus sont diffusés par la directrice de l’unité. Il existe un suivi un recueil des  doléances évalué à chaque réunion de CVS.


D. La garantie des droits et la politique de prévention et de gestion des risques

Les documents de la loi 2002-2 sont en place. Ils ont été réactualisés durant l’été à la suite du déménagement avec la nouvelle adresse. Ils ont été présentés au CVS. Ils sont remis aux familles contre émargement. Le contrat de séjour est signé dans les temps et suit les notifications de la MDPH. La charte des droits et libertés est affichée.

Les locaux sont neufs aux normes HQE et adaptés au public accueilli. Les espaces de circulation sont bien étudiés. La signalétique interne est bien faite. Des codes couleurs sont mis en place au niveau des revêtements de sol, mais aussi pour le repérage des locaux, salles à manger par exemple. Les espaces extérieurs sont bien pensés avec un jardin sensoriel, une zone rafraîchissante avec des jets d’eau à la fois en extérieur et à la suite de la « piscine ».

Tous les jeunes ont un casier individuel dans leur unité de vie qu’ils ont la possibilité de fermer à l’aide d’un cadenas. Pour en faciliter le repérage sans doute, ces casiers portent la photo de leur utilisateur. Des modules d’information sur la vie affective et sexuelle ont été organisés par les personnels éducatifs et l’infirmière. La puberté, les relations sexuelles, les MST y sont abordées. Ces modules sont mis en place pour les jeunes de plus de 14 ans. Une salle « image de soi » est en cours d’aménagement pour les filles et les garçons. Les locaux permettent le respect de l’intimité
avec la possibilité de prendre une douche et de se changer en toute discrétion. Des salles
« calmes » permettent le retour au calme ou de s’isoler.

Il n’existe pas à ce jour de réseau informatique. La Directrice est la seule reliée au secrétariat. Les dossiers sont sous format papier et sont tous rassemblés au secrétariat dans une armoire fermée à clé. La partie médicale est dans l’infirmerie dans une armoire elle aussi fermée à clé.

Les RBPP sur ce sujet, comme les autres RBPP, ont fait l’objet d’un groupe de travail et d’une synthèse. Pour traiter les évènements indésirables, un rapport d’incident est rédigé. Le contexte et les évènements y sont relatés.

Des piluliers file-box permettent la distribution sécurisée des médicaments. Cette distribution est faite par l’infirmière. Un gros travail d’information et de prévention est réalisé par l’infirmière. L’infirmière assure une mise en condition avec, par exemple, la mise en place d’un casque sur la tête avec des fils de laine afin de simuler un EEG. Elle a gardé le vieux fauteuil de dentiste de l’ancien IME pour rassurer le futur patient qui doit bénéficier de soins dentaires. Le DLU est dans l’infirmerie.

L’accueil se fait par plusieurs portes d’accès au plus près des unités de vie. L’accueil des usagers est fait par les personnels à la porte de l’unité. Un cahier des entrants et des sortants (visiteurs et professionnels) doit être signé à l’accueil. Des cours de récréation extérieures sont adjacentes aux groupes de vie. Elles sont ludiques, éducatives et adaptées aux âges des jeunes. Un certificat médical est exigé pour la pratique de certaines activités sportives (équitation, natation,…), le port de chaussures de sécurité (taille supérieure à 30) est imposé pour certaines activités.
Le cahier de liaison est un outil important dans l’accompagnement quotidien. Il permet la communication entre les parents et les professionnels ainsi qu’entre les professionnels. Les personnels rédigent quotidiennement ou hebdomadairement au minimum, des comptes rendus pour les rééducateurs ou des grilles d’observation pour les personnels éducatifs. Chacun porte une grande attention à la transmission de l’information. Les réunions sont efficaces et bien pensées, avec des comptes rendus rédigés par une autre personne que celle qui mène la réunion.


Conclusion de l’Evaluation Externe de l’IME des Isles.

Extraits

L’Institut Médico Educatif « Les Isles »présente des forces importantes. Les professionnels ont su faire évoluer leurs pratiques, accompagnés par une Directrice reconnue dans sa fonction. Les réunions mises en place sont pensées et efficaces et montrent une certaine aptitude à l’élaboration. Les outils, comme le cahier de liaison, sont utilisés de façon raisonnée. Les professionnels sont soucieux d’offrir aux jeunes accompagnés la possibilité de participer à divers concours et manifestations dans et hors champ du handicap. L’unité peut aussi s’appuyer sur un pôle enfance opérationnel ainsi que la présence de familles motivées.

Avec le déménagement dans des locaux qui offrent des ateliers tels que la ferme et le soin aux animaux, les serres.., l’unité s’offre l’opportunité d'accroître encore son réseau de partenaires, d’activités et de s’inscrire dans une inclusion sociale avec notamment l’accueil des écoles et autres structures.

Le public accueilli présente des difficultés importantes. Il convient donc d’accompagner le personnel et de continuer à être vigilant sur le soutien à apporter à une équipe dynamique et motivée mais aussi parfois fragile.

L’unité IME « Les Isles » est efficace et dynamique. Elle a su mener un travail de réflexion sur sa pratique pour la faire évoluer dans le but de réaliser un accueil toujours meilleur pour les usagers. Ce travail est reconnu par les familles, les partenaires et les professionnels.

Réalisation et hébergement : Ambrey